Privacy­verklaring

Wie we zijn

Effi Solutions V.O.F. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring staat.

Naam

Effi Solutions V.O.F.

Gevestigd in

Hoorn

KvK

42203014

E-mail

hallo@effisolutions.nl

Als je deze website bezoekt

Deze website gebruikt geen cookies, geen analytics en geen diensten van andere websites, zoals externe lettertypen of video's. We volgen je dus niet.

Gegevens

Technische gegevens in de logbestanden van onze hostingpartij, zoals je IP-adres, het tijdstip en de pagina die je opvraagt.

Waarom

Om de website veilig en bereikbaar te houden.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang: een veilige, werkende website.

Hoe lang

Niet langer dan nodig is voor beveiliging en het oplossen van storingen.

Als je contact met ons opneemt

Gegevens

Je naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat geeft, de naam van je bedrijf en wat je ons vertelt of schrijft.

Waarom

Om je vraag te beantwoorden en een gesprek te plannen en voor te bereiden.

Grondslag

Gerechtvaardigd belang, of de voorbereiding van een overeenkomst als je ons om een voorstel vraagt.

Hoe lang

Tot één jaar na het laatste contact, als er geen samenwerking uit voortkomt.

Als je klant bent

Werken we samen, dan verwerken we gegevens van de contactpersonen bij jullie bedrijf.

Gegevens

Naam, functie, zakelijke contactgegevens, factuurgegevens, en onze afspraken en correspondentie.

Waarom

Om de overeenkomst uit te voeren, te factureren en onze administratie bij te houden.

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst, en voor de administratie een wettelijke plicht.

Hoe lang

Zolang we samenwerken. Facturen en andere administratie bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat vraagt.

Als we een gesprek opnemen

We nemen een gesprek alleen op, of maken er met AI een verslag van, als iedereen in het gesprek daar vooraf mee instemt. Zeg je nee, dan doen we het niet. We gebruiken hiervoor alleen hulpmiddelen onder zakelijke voorwaarden die gebruik voor AI-training uitsluiten.

Gegevens

Beeld en geluid van het gesprek, de uitgeschreven tekst en het verslag.

Waarom

Om vast te leggen wat we bespreken en afspreken, zonder dat iemand hoeft te notuleren.

Grondslag

Toestemming. Die kun je altijd weer intrekken.

Hoe lang

De opname en de uitgeschreven tekst verwijderen we zodra het verslag klaar is, uiterlijk na 30 dagen, tenzij we ze langer nodig hebben voor de opdracht. Het verslag bewaren we even lang als je andere gegevens: tot één jaar na het laatste contact, of zolang we samenwerken.

Gegevens in wat we voor klanten bouwen

Bij een project verwerken we soms persoonsgegevens namens onze klant, bijvoorbeeld in mails, documenten of dossiers die een automatisering verwerkt. Dan is de klant verantwoordelijk voor die gegevens en is Effi verwerker. De afspraken daarover staan in een verwerkersovereenkomst.

We gebruiken die gegevens alleen voor de opdracht, en nooit om AI-modellen te trainen. AI-modellen van anderen zetten we alleen in onder zakelijke voorwaarden die gebruik voor training uitsluiten.

Gaat je vraag over gegevens bij een van onze klanten? Neem dan contact op met die organisatie.

Met wie we gegevens delen

We delen persoonsgegevens alleen met partijen die we nodig hebben voor ons werk, zoals voor hosting, e-mail en agenda, videogesprekken en boekhouding. Met hen maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Verder delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Verwerkt een van die partijen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met een geldige grondslag, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende maatregelen. Bijvoorbeeld tweestapsverificatie op onze accounts, versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie de gegevens nodig heeft, en zo weinig mogelijk persoonsgegevens in logbestanden.

Jouw rechten

Je mag ons vragen welke gegevens we van je hebben, en die laten aanpassen of verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik, het gebruik laten beperken of je gegevens laten overdragen. Stuur je verzoek naar hallo@effisolutions.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als ons werk of de wet daarom vraagt. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.